Influențele macroeconomice și alinierea legislației la cerințele Uniunii Europene pot avea un impact major asupra companiilor. Am discutat cu Alexandra Pădurariu, Head of Legal, Compliance and Public Affairs – SamAsung Electronics România & Bulgaria,  despre cum reușește Samsung, un brand dinamic, inovator și în continuă dezvoltare să implementeze practicile și politicile care sprijină guvernanța corporativă responsabilă și adaptarea la tendințele ESG. Interviul a fost realizat de redactorii platformei ^BizLawyer.

^BizLawyer:   Având în vedere dinamica industriei și dezvoltarea noilor tehnologii, cum reușiți să mențineți echilibrul dintre inovație și conformitate în cadrul companiei?

Alexandra Pădurariu: Inovația este motorul progresului, dar conformitatea, care asigură respectarea reglementărilor și standardelor legale este la fel de importantă, așadar urmărim menținerea unui echilibru sănătos între acestea.

Această relație armonioasă între cele două are la bază o cultură care încurajează inovația responsabilă în contextul respectării regulilor.

Astfel, Samsung a adoptat mai multe strategii, cum ar fi: 

·         asigurarea că toți colegii înțeleg importanța atât a inovației, cât și a conformității, comunicarea clară a cerințelor de conformitate și a necesității ca inovația să se alinieze acestor standarde;

·         considerațiile de conformitate sunt integrate în procesul de inovație nu doar la început, de la ideea de implementare, ci și în fiecare etapă a acestuia;

·         educarea și formarea angajaților prin sesiuni de training în domeniul inovației și conformității, care îi ajută pe aceștia să identifice soluții inovatoare care să fie conforme cu regulamentele și standardele legale;

·         colaborarea între departamente, care verifică îndeplinirea standardelor de conformitate pentru toate ideile inovatoare;

·         evaluări regulate pentru identificarea posibilelor riscuri de conformitate ce pot apărea pe parcursul procesului de inovație și abordarea proactivă a eventualelor probleme;

·         sprijinul constant din partea conducerii companiei pentru eforturile de inovare care respectă cadrul de reglementare.

Care sunt principalele provocări juridice atunci când lansați produse noi pe piața din România?

O lansare de produse noi pe piața locală vine cu o serie întreagă de provocări din sfera drepturilor de proprietate intelectuală, în conformitate cu reglementările specifice, în special cele legate de siguranța produsului, mediu, etichetare, publicitate și alte astfel de particularități, care pot avea reguli diferite de la o țară la alta sau de la o regiune la alta. Suntem atenți la foarte multe aspecte, iar un exemplu este responsabilitatea legată de identificarea și gestionarea riscurilor legate de siguranța produsului.

Astfel, orice lansare nouă necesită o planificare atentă și începe prin consultarea experților din domeniul juridic chiar de la începutul proiectului de dezvoltare a produsului, precum și o colaborare strânsă între departamentele implicate.

Într-un mediu atât de dinamic, cum gestionați modificările reglementărilor impuse de autoritățile locale dar și de Uniunea Europeană?

Avem o abordare proactivă și organizată prin care monitorizăm constant schimbările legislative atât la nivel local, cât și la nivelul Uniunii Europene. Analizăm și evaluăm impactul modificărilor legislative asupra business-ului și dezvoltăm planuri de acțiune pentru a ne adapta rapid la noile reglementări, iar acestea pot implica revizuirea procedurilor interne, actualizarea acestora sau chiar instruirea angajaților. De asemenea, prin activitatea noastră de advocacy, ne implicăm conform legii în procesele de consultare publică și elaborare a reglementărilor atât la nivel local, cât și la nivelul Uniunii Europene.

În ce mod abordați gestionarea concurenței neloiale și protejarea brandului împotriva produselor contrafăcute?

Colaborăm cu autoritățile locale pentru a combate concurența neloială și contrafacerea, le furnizăm informații și îi susținem în investigațiile pe care le desfășoară.

În plus, utilizăm tehnologii de protecție pentru a verifica autenticitatea produselor noastre și pentru a minimiza tentativele de contrafacere a acestora.

Colaborați cu instituții ale statului pentru eradicarea produselor contrafăcute care apar din ce în ce mai frecvent pe piață?

Colaborăm cu Autoritatea Vamală Română printr-un Protocol de Verificare și Consemn, iar reprezentații instituției ne notifică dacă au orice fel de suspiciuni cu privire la produse Samsung contrafăcute.

Pe ce se bazează cultura organizațională a companiei? Ce direcții aveți pentru promovarea unei culturi bazate pe etică și conformitate?

Samsung are un angajament puternic față de practicile etice și respectarea legilor și reglementărilor în vigoare. Astfel, a implementat mai multe măsuri pentru promovarea unei culturi organizaționale bazate pe integritate și conformare cu regulile, cum sunt:

(I) Codul de conduită: Samsung are un cod de conduită cuprinzător care include cerințele companiei referitoare la comportamentul angajaților și stabilește standarde pentru luarea deciziilor. Acest cod acoperă aspecte precum anticorupție, concurență echitabilă, confidențialitate și responsabilitate de mediu.

(II) Programe de instruire: Samsung oferă programe de instruire periodice pentru angajați și se asigură astfel că aceștia înțeleg toate nuanțele legate de etică și conformitate din politicile și procedurile companiei. Aceste instruiri acoperă subiecte precum regulile anti-corupție, practici anti-concurențiale sau protecția datelor cu caracter personal.

(III) Sistem de Raportare a Conformității: Samsung implementează un sistem de informare care permite angajaților să raporteze imediat potențiale încălcări ale codului de conduită al companiei sau legile și reglementările aplicabile. Rapoartele pot fi făcute anonim și sunt cercetate prompt.

(IV) Monitorizarea conformității: Samsung monitorizează permanent operațiunile sale pentru a identifica potențialele riscurile și a asigura respectarea legilor și reglementărilor în vigoare. Procesele noastre interne includ efectuarea auditurilor, evaluarea periodică a riscurilor și autoevaluările.

(V) Angajamentul Management-ului: Management-ul companiei își demonstrează angajamentul față de etică și conformitate prin promovarea activă a valorilor companiei – echipa de management este un exemplu în acest sens pentru toți colegii. Întrega conducere încurajează comunicarea deschisă și favorizează o cultură în care angajații se simt confortabil să își exprime îngrijorări.

Astfel, Samsung menține o cultură a integrității, transparenței și responsabilității în toate aspectele activității sale prin politici clare, dar și prin acțiuni practice.

Cum abordați aspectele juridice privind protecția datelor și confidențialitatea? Cum protejați utilizatorii produselor Samsung de atacurile cibernetice?

Suntem foarte atenți la aceste aspecte, monitorizăm constant și respectăm fără excepție toate reglementările relevante din sfera protecției datelor și confidențialității, cum ar fi Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR) în UE sau legile naționale privind protecția datelor. Samsung a dezvoltat și implementat politici și proceduri interne clare și la obiect privind protecția datelor și confidențialitatea, care sunt comunicate intern și rămân mereu la dispoziția angajaților. Prin intermediul sesiunilor periodice de instruire ne asigurăm de creșterea nivelului de conștientizare și de responsabilitate al angajaților în privința protecției datelor.

În plus, pentru a proteja produsele Samsung împotriva atacurilor cibernetice, compania folosește o strategie complexă prin care toate caracteristicile de securitate sunt încorporate încă din faza de proiectare a produselor. Spre exemplu, prin managementul vulnerabilității, compania efectuează evaluări și remedieri prompte ale punctelor vulnerabile din produsele sale înainte ca acestea să poată fi exploatate de atacatori. Samsung folosește criptarea pentru a proteja datele sensibile atât la transfer, cât și în standby și a implementat un control strict al accesului la date pentru a se asigura că numai persoanele autorizate pot accesa sisteme și date sensibile.

Totodată, avem dezvoltat și implementat un plan robust de răspuns la incidente care asigură atenuarea impactului oricăror potențiale incidente de securitate.

Integrarea criteriilor ESG în planurile de dezvoltare a companiei reprezintă o prioritate pentru mediul de afaceri. Ce inițiative pentru creșterea performanței raportului ESG aveți pe termen mediu și lung?

Compania are o serie de inițiative care vizează sustenabilitatea și raportarea ESG, pe mai multe paliere, precum:

·         Obiective de sustenabilitate: Samsung și-a stabilit obiective ambițioase de sustenabilitate, cum ar fi emisii zero de carbon până în 2050, reducerea consumului de apă și reducerea cantității de deșeuri. Aceste obiective vor ghida eforturile companiei de a-și reduce amprenta de mediu și vor contribui la un viitor sustenabil.

·         Inovația tehnologiei ecologice: Samsung investește în tehnologiile ecologice, cum ar fi semiconductori eficienți din punct de vedere energetic, soluții de energie regenerabilă și produse ecologice. Prin dezvoltarea de soluții inovatoare, Samsung își propune să fie promotorul unei economii durabile.

·         Durabilitatea lanțului de aprovizionare: Samsung lucrează la îmbunătățirea sustenabilității lanțului său de aprovizionare prin implicarea furnizorilor pentru a adopta practici responsabile de aprovizionare, reducerea emisiilor de gaze cu efect de seră și îmbunătățirea siguranței angajaților.

·         Implicarea angajaților: Samsung se angajează să întrețină un mediu de lucru incluziv, în care angajații se simt apreciați și încurajați. Compania implementează frecvent programe pentru a sprijini starea de bine a angajaților, a-i susține în dezvoltarea carierei și a-i încuraja să se implice în comuniate.

·         Raportare transparentă: Samsung se angajează să raporteze transparent performanța sa ESG. Compania publică rapoarte anuale de sustenabilitate care detaliază progresul său, obiectivele de sustenabilitate, provocările și oportunitățile de îmbunătățire.

·         Implicarea părților interesate: Samsung recunoaște importanța implicării active a părților interesate, cum sunt investitorii, clienții și comunitățile și acordă o deosebită atenție perspectivelor și priorităților lor. Compania întreține dialogul activ cu părțile interesate pentru a le menține informate despre strategiile ESG și deciziile conducerii.

Samsung adoptă o abordare holistică, care integrează criteriile ESG în planurile sale de dezvoltare a business-ului. Prin aceste inițiative, Samsung își propune să aibă o contribuție valoroasă la un viitor durabil.